Gastvrij zijn en etiquette

Steeds meer wordt mij gevraagd of gastvrij zijn en etiquette iets met elkaar te maken hebben. Het antwoord is: Ja. Zoals u inmiddels weet praten wij bij Mind Your Guest niet over gastvrijheid. Dat is een zogenaamd containerbegrip. Beter is om te spreken over ‘gastvrij zijn’. Iemand is gastvrij of niet. Daar zit niets tussenin. U kunt dus niet een beetje gastvrij zijn.

Gastvrij zijn

De definitie voor gastvrij zijn is:
De intrinsieke motivatie om contact te maken met de ander om hem/haar welkom te laten voelen met exclusieve aandacht.

“Goede omgangsvormen vallen niet op, het ontbreken ervan wel.”

Gemotiveerd zijn om contact te maken

Gastvrij zijn komt op alle mogelijke manieren voor. Bijvoorbeeld in een thuissituatie met familieleden onderling. Of bij het ontvangen van vrienden thuis. Het geldt ook in het zakelijke verkeer. In winkels, supermarkten, in taxi’s, om maar wat te noemen. Overal waar mensen elkaar ontmoeten. En weet, dat ieder persoon die uw bedrijf benaderd of betreedt, een gast is. Dat maakt u dus de gastheer of gastvrouw. U kunt begrijpen dat als u niet gemotiveerd bent om contact te maken met anderen, dat gastvrije communicatie lastig wordt. Vaak adviseer ik iemand dan een vak of een positie binnen de organisatie te kiezen waarbij belangrijk contact met anderen minder vaak voorkomt. Dat is prettig voor alle partijen. En dat is trouwens ook de basis van etiquette; iedereen met respect behandelen.

Lichaamstaal

De drie onderdelen van gastvrij zijn, zijn: uw lichaamstaal, de toon van uw stem en de woorden die u spreekt. (Lees ook ‘De 3 belangrijkste vormen van gastvrij zijn’). Uw lichaamstaal heeft het grootste effect op mensen, als het gaat om communicatie.

Wellicht heeft u dit weleens meegemaakt. Tijdens een borrel kijkt uw gesprekspartner steeds over uw schouder, op zoek naar een ander persoon om mee te praten. Die lichaamstaal zegt alles en is op z’n zachts gezegd niet echt netjes. Of het kassameisje dat zich van u afdraait en haar persoonlijke verhalen deelt met haar collega, terwijl zij uw boodschappen afrekend. Weinig respectvol. Zo zijn er veel meer voorbeelden van lichaamstaal.

‘Your body speaks before you speak’ houd daar rekening mee. Alleen al met uw lichaamstaal kunt u iemand gastvrij ontvangen. De handdruk en het oogcontact bevestigen uw positieve intenties. Het brengt diegene die u ontvangt direct in een positieve stemming.

Lees goed de details op een officiële uitnodiging. Welke dresscode wordt hier aangegeven?

Etiquette

Etiquette zijn als de verkeersregels in de omgang met elkaar in diverse situaties. Het maakt de omgang en de communicatie met elkaar een stuk prettiger. De basis van etiquette is, respect hebben voor een ander en weten hoe het hoort. Neem bovengenoemd voorbeeld van de zakelijke borrel. Als u in gesprek bent, dan geeft u uw gesprekspartner de volle aandacht. Vindt u dat u klaar bent met het gesprek, dan kunt u dat keurig aangeven: ‘Goed u gesproken te hebben, wellicht spreken wij elkaar straks nog.’ U geeft een hand, maakt oogcontact en gaat.

Tafeletiquette

Als u uitgenodigd wordt voor een lunch of diner, dan is het belangrijk dat u zich daarop voorbereid. Een paar zaken zijn belangrijk voor u om te weten: wie zijn de gastheer en gastvrouw? Eventueel wie is de organisatie? Wat is de reden van de lunch of het diner? En niet te vergeten, wat is de dresscode? Veelal vindt u de antwoorden in de uitnodiging. Zo niet, neem dan contact op met de betreffende organisatie. Zo was ik laatst uitgenodigd voor een zakelijk diner en toen ik belde voor de dresscode, werd mij gezegd dat ‘tenue de ville’, oftewel donker pak, wit overhemd, stemmige das, zwarte schoenen en kousen, gewenst was. En let op: na 18.00 uur draagt u zilverkleurige manchetknopen, in plaats van goudkleurige.

Tijdens het diner zat ik tegenover iemand die zich in smoking had getooid. Waarom? Wellicht gokte hij de dresscode. Mijn tafelgenoot voelde zich op z’n minst ongemakkelijk. En ik moet zeggen er waren ook genoeg heren bij die een jasje zonder das en bruine schoenen droegen. Onze gastheer verstond de regels van etiquette en ontving al zijn gasten met dezelfde egards. Zoals het hoort.

Zeg te allen tijde U

Laten wij afspreken dat wij stoppen met het ge-jij en ge-jouw. Het lijkt wel of dat in onze taal en omgangsvormen is geslopen. Het gebruiken van de u-vorm heeft niets te maken met ‘chique doen’ of met stijve omgangsvormen. Het is te allen tijde U, mits de ander aangeeft dat er getutoyeerd mag worden. Het valt mij steeds meer op dat in winkels, klanten worden aangesproken met ‘jij’ en ‘je’. “Kan ik je ergens mee helpen?” Of de oudere dame bij de kassa waaraan gevraagd wordt: “Spaar je zegels?’

Zoals mijn zeer gewaardeerde collega en etiquette-deskundige Jan Jaap van Weering altijd zegt. “Goede omgangsvormen vallen niet op, het ontbreken ervan wel.”

Wilt u een presentatie over gastvrije etiquette voor uw bedrijf of voor een bepaalde gelegenheid, bijvoorbeeld een diner, dan hoor ik graag van u. U kunt ook het contactformulier invullen.

Ik wens u een prettige voortzetting van uw dag.

Met gastvrije groet,

Robert Bosma

Mind Your Guest