Iemand ontvangen en er weer afscheid van nemen doen we dagelijks op alle mogelijke manieren, in persoonlijk ontvangst, bij het schrijven van een mail of bij het geven van een presentatie. Soms verlopen deze contactmomenten als uitgevoerd op de automatische piloot. Maar wees op alle momenten scherp, want het op een juiste manier afscheid nemen, kan u veel winst opleveren.

Met mooi weer loopt u lekker in het zonnetje even mee en bij regen escorteert u uw bezoek met een paraplu.

Persoonlijke email

Als we een mail schrijven naar een klant is de eerste zin natuurlijk belangrijk als binnenkomer om contact te maken. We gaan niet meteen als een bulldozer de eerste zin beginnen met de kern van de boodschap. Het helpt vaak om dat in eerste instatie juist wel te doen. Dus melden wat u te melden heeft, om daarna een goede entrée te schrijven. “Beste, goed je weer gesproken te hebben, dat was alweer enige tijd geleden…,” Maak je entrée persoonlijk. Want uiteindelijk gaat het toch eerst om contact maken. De extra kracht van uw boodschap zit ‘m met name ook in de laatste regels van uw mail. Die moeten net zo persoonlijk zijn als de entrée die u schreef, met wellicht nog een ‘aanbieding’ erin. “Ik bel je zo even, dan kan ik het je nog beter uitleggen.”

Kostbaar moment

Bij persoonlijk contact is het niet veel anders, met het grote verschil dat u nu oog in oog staat met uw bezoek. Wat is het eerste dat u zegt? Hoe heet u ze welkom? Hoe laat uw bezoek ‘landen’? Natuurlijk dient er net zoveel aandacht besteedt te worden aan het inhoudelijke van het bezoek. En dan komt het afscheid. Het komt voor dat bezoekers zelf aangeven: “We komen er zelf wel uit.” Maar laat u dat kostbare moment zomaar uit uw handen glippen? Nee toch? Natuurlijk begeleidt u ze naar de uitgang en misschien wel naar hun auto’s, want als het gesprek aangenaam verloopt dan zet u er niet zomaar een punt achter. Toch? Met mooi weer loopt u lekker in het zonnetje even mee en bij regen escorteert u uw bezoek met een paraplu. Wellicht heeft u van te voren gecheckt hoe druk het op de weg is en kunt u uw bezoek nog een route-tip geven. Mensen onthouden met name het laatste wat ze is bijgebleven van een bezoek, als het gaat om persoonlijk contact. En als dat positief is, dan is dat winst voor u.

Restaurantbezoek als voorbeeld

Als voorbeeld kunt u in gedachten nemen een bezoek aan uw ideale restaurant. Hoe wordt u daar ontvangen, hoe verloopt de avond? Krijgt u veel aandacht? Klopt alles, qua service en kwaliteit? En als u het restaurant verlaat, hoe wordt u dan uitgeleide gedaan en verlangt u om weer snel terug te komen?

Aardige mensen

Waarom dit alles? Mensen doen nou eenmaal liever zaken met mensen die ze aardig vinden en waarop te kunnen bouwen. Iedere keer weer. De sfeer waarin u zaken doet draagt veel meer bij dan alleen maar het inhoudelijke. Het is én-én. Biedt u tijdens uw afspraak een lunch aan, zorg dan ook dat het een gastvrije lunch is, die past in de context. Dus niet een overdreven uitgepakte lunch, waar uw bezoek zich verlegen onder voelt. Maar ook geen zompige kadetjes met fabrieksbeleg. Doe alles met uw volle aandacht. Al helemaal als u buitenlandse gasten op bezoek krijgt. Verdiep u desnoods in de lunchcultuur van uw bezoekers.

Aandacht

Gebruik het Model van Aandacht als leidraad voor al uw zakelijke contacten. Zo slaat u geen belangrijk onderdeel over in uw contactmomenten. De laatste tijd krijg ik steeds meer aanvragen om een presentatie te geven over het Model van Aandacht. Het geeft aan dat organisaties het steeds belangrijker vinden om gastvrij en servicegericht naar buiten te treden met producten en diensten van goede of hoge kwaliteit. Dat geldt natuurlijk ook voor de kwaliteit van de kennis binnen uw bedrijf.

Veel zakelijk succes gewenst in het toepassen van het Model van Aandacht* in al uw (zakelijke) communicatie. Mocht u vragen hebben, dan hoor ik het graag. Voor u een mooie dag gewenst.

Met gastvrije groet,
Robert Bosma

*Het Model van Aandacht wordt wereldwijd gebruikt door diverse (inter)nationale communicatie, marketing en hospitality opleidingen. Ook wordt het model gebruikt als implementatie en trainings-tool binnen middelgrote en grote organisaties, van bedrijfsleven, zorginstellingen tot hotels en restaurants in het binnen- en buitenland.